陽江高新技術產業開發區管理委員會協同辦公系統項目

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      功能包括:

 

公文處理

實現收文處理和發文處理的電子化,提高公文處理的效率。發文處理可對公文制發中的擬稿、核稿、會稿、簽發、編號、登記、打印、歸檔等環節進行處理。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、辦理、歸檔等環節進行辦理。

日常審批

單位中各項日常審批工作(如:請示報告、工作交辦、電話記錄呈閱、部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等等)均可定義成流程,通過網上進行流轉辦理,辦理結束自動提醒相關人員并將文檔歸檔到相應的文件庫中。

工作監控

領導可對各項工作的進展情況進行實時監控,了解每個人員每項工作的辦理情況,并可進行催辦。

修改痕跡保留

在文件處理過程中,可保留每個人的修改痕跡。每個人的修改用一種顏色表示,當光標移到修改處,注釋將顯示該內容的修改者姓名和修改時間。

委托工作

當辦理人在一段時間內因休假或其它原因無法處理流轉工作時,可以通過“委托辦理單”將辦理任務及權限委托給其他工作人員。

表單和流程自定義

可根據本單位的實際辦公需要自定義表單格式和處理流程。

文件管理

可按實際需要設置文件庫

文件庫可用于保存流轉結束的文件,也可用于存儲各種日常文件。在文件庫中可以設置文件夾,文件夾可以多級設置,文件存放在末級文件夾中。

文件庫中提供多重訪問權限控制

文件庫權限有:管理者、編輯者、作者、讀者4類,文件庫權限向下遞延到文件夾。文件夾權限有:管理者、編輯者、作者、讀者4類,文件夾權限向下遞延到下級文件夾。文件的訪問受文件夾權限的控制。

用戶單位可以有效規劃文件訪問權限,確保文件管理與訪問的安全性。

信息發布

電子公告

用于發布各種公共信息如公告、通知或啟事等。

在線新聞

用于單位內外部新聞的發布,近期新聞在主界面的左下角滾動顯示。

電子論壇

提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間,根據需要可以發起并創建某方面的議題,其他人可在此進行自由的談論和發言,包括進行咨詢、解答和收集意見等。

內部通訊

電子郵件

為每一個辦公人員提供了一個內部郵箱,用于內部辦公郵件的收發。

在線短信

可以即時感知用戶是否在線,可以進行實時交流和留言。系統中其它功能模塊調用即時通訊進行重要事件的提醒。

手機短信

根據系統的配置,有權限的用戶可以在系統發送手機短信。當重要工作到達時以短信形式將通知發送到非在線用戶手機中,確保重要事件的及時通知。

輔助辦公

日程安排

提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能,使用戶能夠更有效地安排自己的工作時間。

會議室管理

可以查看會議室的狀態、進行使用申請和審批,并具有使用記錄。

物品管理

可以設置多個物品倉庫,提供物品的入庫、庫存和出庫管理,具有物品領用申請與審批功能,并可以進行各種查詢與統計。

人事管理

提供人事檔案、勞動合同、獎懲記錄及培訓記錄等功能,可方便進行查詢和報表輸出。

考勤管理

提供電子打卡、去向登記、去向牌、查詢和統計等功能。

登記簿

登記簿用于日常辦公中發文和收文的登記,登記信息可以從表單中自動提取,無須重復輸入。登記簿可以設置分類對發文和收文進行分類登記。

公文交換接口

公文交換接口用于連接公文交換平臺,實現單位之間的公文自動交換。發文處理完成后,可以直接通過公文交換接口發送到公文交換平臺上各個收件單位的收件箱中;通過公文交換接口還可以把外單位來文從公文交換平臺自動接收到辦公系統中。

系統定制

組織機構

設置本單位的組織機構,包括部門設置、崗位設置和人員注冊,組織機構是系統進行工作管理和權限分配的基礎。

表單定制

系統提供了可視化的表單定制功能,可以根據本單位業務需要自定義表單,表單定制功能強大,能夠支持實際業務中的各種表單格式。系統還具有表單預覽、表單導入和表單導出等功能。

流程定制

系統提供了一表式流程定制功能,流程定義非常簡便并且不容易出錯,自定義項目豐富,可以很好地滿足組織中各種工作處理的需要。

基礎數據

常用意見

可以定義常用的意見文字,減少日常辦公中填寫意見時的輸入。

數據字典

各種常用的輸入信息可以做成字典,表單中可以調用相應的字典,輸入時只需選擇字典項,方便輸入,又規范了輸入信息。

流水號

可以定義各種文檔的編號格式并記錄當前序號,文檔中調用流水號可以取得相應文種的當前編號,并對流水號自動進行+1計數。

打印模板

可以預先定義各種打印模板,日常辦公中可以調用打印模板進行文檔套打或正文轉換。

系統數據

可以顯示協同辦公系統的版本、最大用戶數及系統管理員等信息,同時支持用戶自定義上傳單位logo圖片。

移動辦公

日常辦公

可通過手機對日常辦公模塊中的工作文檔進行簽收與處理,瀏覽文檔(包括正文和附件)、瀏覽他人意見、填寫意見和提交后續環節繼續處理。

電子公告

可瀏覽電子公告模塊中發布的公告、通知或啟事等。

在線短信

可通過手機接收辦公系統的用戶發來的短信,并進行回復、轉發,也可向辦公系統的用戶發送新短信。

電子郵件

可通過手機新建并發送郵件給辦公系統中的用戶,也可接收辦公系統的用戶發來的郵件,并進行答復和轉發等操作。